Gérer des groupes écoles, centre jeunesses et collectivités sur GUIDAP
Pour les écoles, centre jeunesses et collectivités, vous serez amené à faire des devis. Afin de vous faciliter la vie, GUIDAP vous permet de créer, modifier et envoyer vos devis depuis la solution. Vous pourrez ensuite envoyer une facture compatible avec Chorus, suivre les paiements en attente puis finalement envoyer la facture acquittée.
☝️ Astuce : Si vous avez des tarifs différents entre les groupes de particuliers et les groupes d'entreprises, il est important d'avoir créé des activités pour chaque type de clientèle. Cela vous permettra notamment d'accéder à des statistiques de pilotages sur le nombre de personnes d'entreprises vendues.
Éditer un devis pour un groupe
📍 Rendez-vous sur + Réservations > Devis
- Cliquez sur la date de la prestation
- Cliquez sur l'activité voulue et le nombre de personne.
- Ajoutez les autres activités. Vous pouvez ajouter plusieurs prestations à plusieurs dates.
- Indiquez les informations du contact et de la société ainsi que la langue de votre client.
- Cliquez sur Créer le devis.
☝️ Astuce : Pensez à ajouter une adresse de facturation à votre client afin de la faire apparaître sur le devis. Si un client à plusieurs adresses de facturation, vous pouvez choisir laquelle utiliser.
Personnaliser le contenu d'un devis
📍 Rendez-vous sur Devis
Une fois votre devis créé, vous avez la possibilité de personnaliser son contenu.
Pour personnaliser un devis :
1. Cliquez sur Personnaliser le devis.
2. Indiquez toutes les informations souhaitées dans les champs du devis.
Les champs vides sont cachés sur le devis final.
- Créé le : la Date de création de votre devis.
- Contact : le contact dans votre entreprise.
- Référence : Ajoutez une référence interne.
Prestations :
Vous pouvez modifier le nom des activités, forfaits et tarifs afin de personnaliser pour le client. Ces modifications n'affecteront pas la facture finale.
Description Générale :
Inscrivez ici des textes expliquant le déroulement de la journée. Vous pouvez notamment utiliser les textes de vos activités.
Conditions particulières :
Celles-ci sont normalement pré rempli, vous pourrez tout de même les modifier si vous voulez mettre une condition spécifique pour votre devis.
- Cliquez sur Enregistrer.
Peu importe le choix de langue du devis, les titres seront en français lors de la personnalisation. Il est important d'entrer les informations dans la langue du client car lors de l'envoi, il recevra bien son devis avec les titres traduits.
☝️ Astuce : Les contenus du devis sont instantanément modifiés, il vous suffit de le télécharger ou de l’ Envoyer par mail au client.
La personnalisation d’un devis n’est possible uniquement si celui-ci est En attente, avec Option posée ou Expiré.
La personnalisation est valable uniquement pour le devis modifié et ne définit pas des règles par défaut pour les futurs devis générés.
La personnalisation du devis ne modifie pas le rendu de la facture générée par la caisse Hiboutik.
Envoyer un devis par mail
📍 Rendez-vous sur + Réservations > Devis
- Cliquez sur la date de la prestation.
- Cliquez sur l'activité voulue et le nombre de personne.
- Ajoutez les autres activités. Vous pouvez ajouter plusieurs prestations à plusieurs dates.
- Indiquez les informations du contact et de la société.
- Cliquez sur Créer le devis.
☝️ Astuce : Pensez à ajouter une adresse de facturation à votre client afin de la faire apparaitre sur le devis. Si un client à plusieurs adresses de facturation, vous pourrez choisir laquelle utiliser
Mettre à jour, faire des modifications sur un devis
Très souvent, le groupe vous contactera afin d'amener des modifications au devis: modification du nombre de personne, modification d'activité, etc.
📍 Rendez-vous sur Devis
Les modifications se feront de la même manière que pour une activité
Modifier la date de la prestation
Modifier le nombre de participants
[Affecter un supplément ou une réduction](Affecter une réduction ou un supplément à une réservation)
Modifier le tarif par personne
Ajouter des prestations hors activités, produits sur votre devis
Poser une option sur un devis pour le faire apparaître sur le planning et réserver des ressources.
📍 Rendez-vous sur Devis
- Cliquez sur Poser une option.
- Vous pouvez ensuite choisir d'ajouter ou non le devis au planning.
☝️ Astuce : Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non le devis sur le planning et de bloquer ou non les ressources
Valider un devis et retrouver la réservation liée
📍 Rendez-vous sur Devis
- Cliquez sur ☑︎ Valider Le devis est transformé en réservation.
- Cliquez sur Voir la réservation.
Éditer une Facture pour Chorus
📍 Rendez-vous sur Réservations > Retrouvez votre réservation
- Effectuez vos modifications, s’il y en a.
- Dans l'encart Paiement, cliquez sur Encaisser.
- Choisissez le mode de paiement Crédit Client.
- Réactualisez la page internet Un numéro de vente Hiboutik apparaît à côté de l'encaissement.
- Rendez-vous dans Pilotage > Caisse.
- Dans l'encart Ventes validées retrouvez le numéro de la vente.
- Cliquez sur le numéro de la vente.
- Cliquez sur PDF A4 pour télécharger la facture.
- Connectez-vous à Chorus pour entrer la facture ou envoyer la par mail.
☝️ Astuce : Vous pouvez modifier plusieurs fois la réservation et envoyer à chaque fois la facture à payer mise à jour.
Certains groupes vous demanderont une facture globale à la fin de leur prestation. De cette manière, vous pourrez la faire
☝️ Astuce : Les crédits clients apparaissent sur votre synthèse comptable en mode de paiement Crédit client
Retrouver les paiements dus, en attente de collectivités, écoles
📍 Rendez-vous sur Pilotage > Caisse > Clients > Crédit client
Vous retrouverez les factures d'écoles, collectivités et centres jeunesses en attente de paiement dans l'encart Crédit Client de Hiboutik.
Valider un paiement en attente, régulariser un crédit client pour une collectivité
📍 Rendez-vous sur Pilotage > Caisse > Clients > Crédit client
- Retrouvez votre client.
- Cliquez sur son nom pour ouvrir son compte client.
- Cliquez sur Crédit Client.
- Renseignez le montant reçu.
- Renseignez le mode de règlement final (chèque, virement, etc...).
- Renseignez un libellé (facultatif): Celui-ci vous permettra de retrouver le règlement facilement.
- Cliquez sur Ajouter.
☝️ Astuce : Vous retrouverez le paiement par virement sur votre synthèse comptable quotidienne dans l'onglet Crédit Client.
Effectuer le suivi commercial des devis de collectivité
📍 Rendez-vous sur Devis
Un devis est une offre faite à un groupe. Pour connaître l'avancement de chaque devis, filtrez-les en fonction de leur statut et de leur date de création et d’expiration.
Les différents statuts d’un devis
En attente : Lors de sa création, un devis est automatiquement en attente d’acceptation de votre client. Cela signifie simplement qu’une offre est ouverte.
Option posée : Pour garder une offre à un client jusqu’à une certaine date, vous pouvez ajouter la réservation au planning et pré réserver les ressources sans valider le devis afin de pouvoir l’annuler à tout moment. Il vous suffit de cliquer sur Poser une option.
☝️ Astuce : Si le devis n’est pas validé avant la fin de la date d’expiration, l’option est libérée et le devis passe en statut Expiré. Le refus du devis retire également l’ option posée sur le devis.
Expiré : Un devis a toujours une date d’expiration. Cette dernière est, par défaut, la date de la prestation. Si vous ne validez pas votre devis avant la date inscrite, son statut devient Expiré.
Pour rouvrir un devis Expiré, modifiez sa date d’expiration pour une date future.
Validé : lorsque votre client accepte le devis, vous pouvez le marquer comme Validé. Il se transforme alors automatiquement en réservation et est ajouté au planning.
Le devis n’est alors plus modifiable. Vous pourrez en revanche modifier la réservation créée à partir de ce devis.
Pour consulter la réservation créée à partir du devis, en cliquez sur Voir la réservation [Référence].
4. Refusé : Si votre client refuse votre offre, cliquez sur le bouton Refuser. Le statut du devis devient “Refusé” et le devis n’est plus modifiable.
Utilisez les filtres pour effectuer le suivi commercial
Sur GUIDAP, vous pouvez facilement suivre vos devis à l’aide des filtres.
Affichez ainsi les devis selon :
- Leur Statuts (en attente, option posée, validé, expiré, ou refusé)
- Leur Date de création ou d’expiration
Vous pouvez également modifier l’ordre de tri des devis selon :
- La Date de création
- La Date d’expiration
- Le Montant total du devis
- Le Nom du client
Lorsque vous avez enregistré, vous pouvez modifier l’ordre d’affichage par date en cliquant sur Trier par date :
