Guide pratique de lecture des factures Guidap

Ce guide vise à répondre à toutes vos questions concernant vos factures Guidap et Guidap Payments.

Où puis-je retrouver mes factures Guidap & Guidap Payments ?

Pour retrouver vos factures, suivez ces étapes :

1. Depuis votre compte Guidap, allez dans Paramètres.
2. Sélectionnez l'onglet Facturation.
3. Choisissez Gérer les préférences de facturation.
4. Cliquez sur Historique de facturation.
5. Trouvez la facture que vous souhaitez et cliquez sur Télécharger pour la récupérer.

Pourquoi y a-t-il un décalage entre la date de la facture et la notification de prélèvement de GoCardless ?

Il est normal de constater un décalage entre la date d'émission de la facture et la date de prélèvement indiquée par GoCardless. La date de la facture représente le moment où elle a été générée dans le système, tandis que la date de prélèvement correspond à la transaction réelle sur votre compte bancaire. Par exemple, une facture émise le 7 mai peut être prélevée le 5 juin.

Que signifie un paiement "hors ligne" ?

Un paiement "hors ligne" indique que le paiement a eu lieu en dehors d'un prélèvement automatique ou d'un paiement en ligne, comme un chèque ou un virement bancaire. Ce mode de paiement est utilisé pour indiquer que le paiement a déjà été effectué par une méthode manuelle.

Pourquoi ma facture mentionne 6 unités pour mes utilisateurs additionnels, alors que je n’en ai que 3 ?

Le système de facturation de Guidap applique un seuil minimum de 50€ pour la facturation. Ainsi, lorsque le montant est inférieur à ce seuil, le système regroupe les utilisateurs sur une période plus longue pour atteindre ce montant.

Par exemple, si vous avez 3 utilisateurs et qu'ils sont facturés sur deux mois, cela peut doubler la quantité mentionnée sur la facture. Dans l'exemple de la facture ci-dessous, la période de facturation couvre du mercredi 1er mars 2023 au dimanche 30 avril 2023 pour les utilisateurs suivants :

• utilisateur@gmail.com (3 x 15€ HT)
• utilisateur2@gmail.com (3 x 15€ HT)
• utilisateur3@gmail.com (3 x 15€ HT)

Pourquoi je reçois une facture avec 5 unités pour mes utilisateurs additionnels sur une période de 3 mois d’utilisation ?

Notre système applique également la règle du seuil minimum de facturation à 50€. La facture prend en compte les utilisateurs additionnels sur des périodes spécifiques :

Par exemple, si vous avez 1 utilisateur permanent et un second utilisateur supplémentaire avec une durée d’utilisation de deux mois, vous serez facturé comme suit :

• utilisateur@gmail.com sur 3 mois (3 x 15€ HT)
• utilisateur2@gmail.com sur 2 mois (2 x 15€ HT)

Cela totalise donc 5 "unités" d'utilisateur sur la facture.

Pourquoi le montant de ma facture diffère de celui attendu suite à mon changement de plan Guidap récent ?

Lorsque vous demandez une modification de votre abonnement sur Guidap, que ce soit pour passer à un plan supérieur, ajouter ou supprimer une fonctionnalité, cela entraîne la création d'une nouvelle facture. Cette facture est calculée en fonction des éléments déjà payés et des ajustements nécessaires pour refléter les changements demandés jusqu’à la date du prochain renouvellement.

Par exemple, si vous passez sur un plan supérieur, nous déduisons les mois non utilisés déjà payés du nouveau montant. De même, si vous supprimez une fonctionnalité, une “credit note” est émise pour les mois restants non utilisés de cette fonctionnalité. Cette note sera utilisée lors du prochain renouvellement pour déduire le nouveau montant à payer.

Pourquoi, après avoir demandé le décalage de mon prélèvement ou de mon renouvellement, est-ce que je reçois une facture ?

Lorsque vous nous faites une demande de modification de la date de renouvellement, cela entraîne la création d'une nouvelle période d'utilisation entre les deux dates concernées.

Par exemple, si vous demandez à décaler la date de renouvellement du 23 janvier 2024 au 23 juillet 2024, une nouvelle facture HT correspondant à cette période additionnelle de 5 mois sera émise. Cela reflète le nouveau montant pour cette période étendue. Le prélèvement automatique correspondant à cette nouvelle date de renouvellement s'effectuera à partir du 23 juillet 2024.

Comment modifier le RIB sur lequel sont prélevées mes factures ?

Si votre RIB a changé, il est important de le mettre à jour sur votre compte Guidap. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Accédez à votre compte Guidap et dirigez-vous vers Paramètres.
2. Sélectionnez l'onglet Facturation, puis cliquez sur Gérer les préférences de facturation.
3. Choisissez Méthodes de paiement et sélectionnez Modifier la méthode de paiement.
4. Cliquez sur Pay with GoCardless.

Ces étapes vous permettront de mettre à jour vos informations de paiement en toute simplicité.