Gérer les réservations de vos partenaires revendeurs

Vous travaillez avec des partenaires (campings, hébergeurs, revendeurs) qui vous envoient des clients en dehors de Guidap et que vous facturez en fin de période ? Ce guide vous explique comment suivre ces réservations et générer vos factures facilement depuis Guidap.

1. Créer un code promo par partenaire

La première étape consiste à créer un code promo dédié à chaque partenaire. C'est ce code qui vous permettra de tracer toutes les réservations issues de ce partenaire.

📍 Configuration > Codes promo > + Nouveau code promo

1. Donnez un nom explicite au code (ex : "ESCAPE", "CAMPING-LES-PINS")
2. Appliquez une réduction de 100%
3. Définissez une période de validité suffisamment longue
4. Sauvegardez

💡 Créez un code différent pour chaque partenaire — c'est ce qui vous permettra de les distinguer dans vos statistiques.

Quand un client de ce partenaire se présente, appliquez simplement son code au moment de la réservation.

☝️ Besoin d'aide pour configurer vos codes promo ? Consultez notre tutoriel : Gérer des codes promo

2. Retrouver toutes les réservations d'un partenaire

À tout moment, vous pouvez consulter la liste des réservations associées à un partenaire pour vérifier ou préparer votre facturation.

📍 Pilotage > Statistiques > Infos sur les réservations > Liste des réservations contenant un supplément ou une réduction

1. Filtrez par période (ex : le mois écoulé)
2. Sélectionnez le code promo du partenaire concerné
3. Consultez le détail de chaque réservation : tarif, date de prestation, nombre de participants

💡 Vous pouvez télécharger cette liste pour la conserver ou la transmettre.

⚠️ Cette statistique est disponible uniquement sur le plan Entreprise. Si vous n'y avez pas encore accès, contactez notre équipe support à support@guidap.co pour qu'on l'active sur votre compte.

3. Facturer votre partenaire en fin de période

Pour facturer votre partenaire, nous vous recommandons de créer des produits dédiés dans Guidap plutôt que d'utiliser vos tarifs habituels. Pourquoi ? Pour éviter de créer des doublons dans vos statistiques de réservations — les prestations ont déjà été tracées via le code promo à l'étape 1, inutile de les comptabiliser une deuxième fois.

Étape 1 — Créer vos produits

📍 Guidap > Produits > + Nouveau produit

Créez un produit par type d'activité avec le tarif correspondant. Exemples :

• "Canoë 1h – 26€"
• "Canoë 2h – 38€"
• "Visite guidée – 15€"

Étape 2 — Générer la facture en fin de période

📍 Guidap > Caisse

1. Créez une commande en ajoutant les produits correspondant aux prestations réalisées, en quantité
2. Générez la facture proforma depuis la commande
3. Transmettez-la à votre partenaire

☝️ Besoin d'aide pour configurer vos codes promo ? Consultez notre tutoriel : Gérer des codes promo