Suivre les départs et les retours des clients présents sur place
Avec GUIDAP, vous pouvez indiquer à quel moment vos clients débutent leur activité et à quel moment ils la terminent. Cela vous permet de connaître exactement le nombre de personnes présentes sur votre établissement, le nombre de personnes qui sont déjà reparties et de voir en un coup d'œil les clients en retard ou qui ne viennent pas.
Avant de commencer...
Il est important de comprendre les termes suivants :
- Check-in: Ça correspond au compostage des billets et c'est l'action d'indiquer que votre client a commencé son activité.
- Check-out: C'est l'action d'indiquer que votre client a terminé son activité.
Vos clients arrivent sur place
📍 Rendez-vous sur Point de Vente > Planning > À venir
🧠 À noter : Pour les activités en mode billetterie, les réservations ne sont pas dans la catégorie à Venir, mais vous pouvez scanner le(s) billet(s) ou utiliser la barre de recherche.
Comprendre les symboles
- Les nombres entourés : Les nombres entourés indiquent le nombre de participants (par exemple sur les réservations à venir). Sur la liste des réservations, elles sont dans la colonne #.
- Les couleurs de statut : Les réservations indiquées en vert indiquent qu'elles sont totalement payées et les statuts en orange indiquent des paiements dûs (totaux ou partiels).
- Le symbole de check-in : Ce bouton permet de faire le check-in des participants de la réservation.
Indiquer que les clients commencent leur activité
Here's an interactive tutorial
Dans la catégorie À Venir apparaissent toutes les réservations à venir sur la journée, triées par heure de départ.
- Retrouvez la réservation de votre client dans la liste, par la barre de recherche ou en scannant son billet.
- Cliquez sur le symbole du check-in.
- La réservation disparait de la liste des réservations à venir et passe dans la catégorie En Activité.
🧠 À noter : Lorsque vous indiquez que les participants d'une réservation passent en Activité et si une adresse email est indiquée sur le fichier du client, un email de demande d'avis est envoyé 24h après le Check-in.
Vos clients sont en cours d'activité
📍 Rendez-vous sur Point de Vente > Planning > En activité
Comprendre les symboles
- Le symbole de check-out : Ce symbole permet d'indiquer que les clients de la réservation sont revenus d'activité et de les passer dans la catégorie Check-out.
- L'heure de check-in et l'heure de fin d'activité: permet de voir l'heure à laquelle le client a commencé son activité et l'heure de fin.
Here's an interactive tutorial
Gérer les clients en activité sur une journée
Dans la catégorie En Activité, vous voyez vos clients qui sont en activité. L'heure de check-in et l'heure de fin d'activité sont indiquées.
Pour indiquer qu'un client a terminé son activité, cliquez sur le symbole de check-out. Il passe alors dans la catégorie Check-Out.
☝️Astuce : Si vous avez indiqué que vos clients sont en activité par erreur, il est possible d' Annuler le Check-in en cliquant sur Actions.
🧠 À noter : Si vous décidez de ne pas passer vos clients en check-out (par exemple: vous utilisez le check-in uniquement pour envoyer les demandes d'avis), la liste des réservations En Activité revient à 0 chaque jour, à l'exception des clients en activité sur plusieurs jours.
Gérer les clients en activité sur plusieurs jours
Si vous avez des clients qui sont en activité sur plusieurs jours, vous pouvez les voir chaque jour de leur présence sur place en cliquant sur En Activité sur plusieurs jours.
Vous pouvez indiquer que l'activité est terminée ou annuler le Check-in comme pour les clients en activité sur une seule journée.
🧠 À noter : Les clients qui sont en activité sur plusieurs jours ne sont pris en compte dans le compte total de la catégorie En Activité que le jour de fin d'activité afin de ne pas biaiser le nombre de clients qui doivent passer en Check-out dans la journée.
Vos clients sont revenus d'activité
📍 Rendez-vous sur Point de Vente > Planning > Check-out
Here's an interactive tutorial
Quand vos clients sont dans la catégorie Check-out, cela veut dire qu'ils ont terminé leur activité. Il n'y a rien à faire de plus. 🙂
☝️ Astuce : Si vous avez indiqué que vos clients sont en Check-out par erreur, il est possible d'Annuler le Check-out en cliquant sur Actions .
🧠 À noter : À ce jour, le check-out n'a pas d'impact sur le temps de réservation des ressources. Afin de libérer les ressources, rendez-vous sur la réservation pour mettre le nombre de ressources à 0.