Qu'est-ce que la gestion des guides ?
GUIDAP permet de gérer la disponibilité de vos activités en fonction de la disponibilités des guides ou moniteurs qui l'encadrent.
On définit en premier lieu des périodes de disponibilité du guide (dates et heures auxquelles le guide est disponible pour encadrer vos activités).
On définit ensuite les activités que le guide peut encadrer. On peut indiquer une jauge de places maximum que le guide peut encadrer selon chaque activité.
Il est ensuite possible d'affecter un guide à un départ.
Un guide ne pouvant pas être à 2 endroits à la fois, lorsqu'un guide est affecté à un départ, il n'est plus disponible pour tous les autres départs, pendant la durée de l'activité à laquelle il est affecté.
Vous pouvez affecter vos guides aux départs de plusieurs manières :
- Manuellement, avant même d'avoir des réservations : vous pouvez ajouter vos guides à certains départs déjà prévus au planning.
Ils sont ainsi prévenus à l'avance de leur affectation et ne sont plus disponibles pour travailler sur d'autres activités au même moment. - Automatiquement, lorsqu'une réservation est réalisée : laissez GUIDAP affecter un guide automatiquement lorsqu'une réservation est effectuée.
GUIDAP prend alors le premier guide disponible. Il est toujours possible de modifier le guide affecté automatiquement si vous souhaitez modifier les plannings de chacun.
Dans ce mode, si aucun guide n'est disponible pour encadrer la prestation, celle-ci n'est pas disponible à la vente en ligne. - Manuellement, lorsque vous recevez des réservations.
Dans ce cas, la disponibilité des guides n'est plus un critère pour GUIDAP. Ce mode n'est à utiliser que lorsque vous avez toujours des guides pour encadrer les prestations (vous faites appel à des indépendants), et qu'il n'arrive que très rarement que vous deviez annuler une prestation pour indisponibilité du guide.