Qu'est-ce que la Caisse ?

La Caisse Guidap permet de gérer vos encaissements, ventes de produits et la gestion des réservations de manière efficace et rapide. Cet article vous guide à travers deux aspects clés de la caisse : Configuration et Vente & Gestion des réservations, afin d’optimiser votre utilisation de cette fonctionnalité.

Catégorie 1 : Configuration de la Caisse

Cette section couvre toutes les options de personnalisation et de paramétrage pour adapter la Caisse à vos besoins spécifiques.

1. Ajouter des catégories de produits dans la Caisse

📍 Rendez-vous dans Configuration > Produits

Organisez vos produits en catégories et sous-catégories dans l'onglet Produits afin de faciliter leur gestion lors de la vente. Par exemple, créez des catégories comme Boissons > Boissons froides > Jus d'orange.

🧠 À noter : La création de catégories se fait dans l'onglet Produits, ce qui vous permet ensuite de retrouver et classer facilement les articles dans la Caisse. Cela améliore l'efficacité des transactions et l'organisation de votre catalogue.

Accéder au tutoriel complet : Ajouter des catégories de produits

2. Organiser ses modes de paiement dans la Caisse.

📍 Rendez-vous dans Caisse > Réglages

Personnalisez l'affichage de vos modes de paiement préférés pour chaque utilisateur. Sélectionnez les modes de paiement les plus utilisés et mettez-les en favoris pour les avoir en premier lors des transactions.

☝ Astuce : Chaque utilisateur peut définir ses propres favoris en fonction des paiements les plus courants, facilitant ainsi la gestion des encaissements.

Accéder au tutoriel complet : Organiser ses modes de paiement

3. Ajouter des favoris dans la Caisse

📍 Rendez-vous dans Caisse > Favoris

Ajoutez vos produits et activités les plus vendus en favoris pour un accès rapide lors de vos transactions. Cela permet de simplifier le processus de vente pour les articles fréquemment achetés.

🧠 À noter : Chaque utilisateur peut personnaliser sa propre liste de favoris, rendant ainsi la Caisse plus intuitive et adaptée à son usage.

Accéder au tutoriel complet : Ajouter des favoris dans la Caisse

4. Afficher et modifier les ressources dans la Caisse

📍 Rendez-vous dans Caisse > Produits > Ressources

Gérez la disponibilité des ressources pour chaque créneau horaire. Vous pouvez consulter les créneaux ouverts, modifier le nombre de ressources disponibles, et même fermer des créneaux en ajustant les ressources à 0.

☝ Astuce : Utilisez cette fonctionnalité pour éviter de surcharger vos créneaux et pour fermer les créneaux qui ne doivent plus être disponibles à la réservation.

Accéder au tutoriel complet : Afficher et modifier les ressources

Catégorie 2 : Vente & Gestion des Réservations

Cette section traite des actions liées à la gestion des transactions, des réservations, et du suivi des clients lors des ventes.

1. Ajouter une activité ou un produit au panier

📍 Rendez-vous dans Caisse > Sélectionner une activité ou un produit

Lors de la prise de réservation ou lors de la vente de produits, ajoutez les activités ou produits au panier. Ajustez la quantité de participants ou de produits avant de finaliser la vente.

☝ Astuce : Vous pouvez ajouter autant d’activités ou de produits que nécessaire sur une même vente, simplifiant ainsi la gestion des paniers complexes.

Accéder au tutoriel complet : Ajouter une activité ou un produit

2. Noter un encaissement sur la Caisse

📍 Rendez-vous dans Caisse

Effectuez des encaissements simples ou multiples, avec un ou plusieurs modes de paiement. Vous pouvez aussi valider une vente sans paiement ou avec un paiement partiel selon les besoins du client.

🧠 À noter : Vous avez la possibilité d'encaisser les paiements en plusieurs étapes ou de valider une vente même si le paiement n'est pas complet.

Accéder au tutoriel complet : Noter un encaissement

3. Effectuer une réduction sur la Caisse

📍 Rendez-vous dans Caisse > Vente

Il est possible d'appliquer une réduction sur une vente depuis la Caisse, que ce soit sur l'ensemble du panier ou sur une activité ou un produit en particulier.

Effectuer une réduction sur le panier global :
Ouvrez la vente dans le panier, cliquez sur %, puis indiquez soit le montant de la réduction, le nouveau prix par unité, ou le montant final après réduction. Cliquez sur Valider.
Effectuer une réduction sur une activité en particulier :
Ouvrez la vente dans le panier, cliquez sur l’activité ou le produit concerné, puis sur % Réduction. Comme pour le panier global, entrez le montant de la réduction ou le prix après réduction, puis validez.

🧠 À noter : La réduction peut être effectuée en pourcentage ou en montant fixe, selon la préférence du client ou la promotion en cours.

Accéder au tutoriel complet : Effectuer une réduction sur la Caisse

4. Scanner les produits pour les ajouter au panier

📍 Rendez-vous dans Caisse > Code Barre

Utilisez une scannette de codes-barres ou tout simplement votre caméra pour ajouter automatiquement des produits au panier, accélérant ainsi le processus de vente.

🧠 À noter : Les produits doivent être configurés avec des codes-barres dans le système pour être scannés. Cette méthode permet de gagner du temps, notamment pour les produits vendus en grande quantité.

Accéder au tutoriel complet : Scanner les produits

5. Retrouver la réservation d'un client sur la Caisse

📍 Rendez-vous dans Caisse > Barre de Recherche ou Planning

Recherchez les réservations clients par nom, numéro de réservation, ou heure d’activité. Vous pouvez aussi utiliser la fonction de scan de billets pour retrouver rapidement les réservations.

☝ Astuce : Utilisez la barre de recherche pour trouver des clients rapidement ou scannez leurs billets pour un accès direct aux informations de la réservation.

Accéder au tutoriel complet : Retrouver une réservation

6. Suivre les départs et les retours des clients présents sur place

📍 Rendez-vous dans Caisse > Planning > En activité

Gérez les départs (Check-in) et les retours (Check-out) des clients en suivant leur progression. Vous pouvez également visualiser les clients actuellement en activité et ceux qui ont terminé.

🧠 À noter : Un e-mail automatique de demande d’avis est envoyé au client 24 heures après le Check-in, pour recueillir leur retour sur l’activité.

Accéder au tutoriel complet : Suivre les départs et retours

7. Retrouver facilement un billet en le scannant et automatiser le Check-in