J'installe Guidap pour la première fois

Bienvenue chez GUIDAP ! Nous sommes ravis de vous compter parmi nous 🎉

Plus que quelques étapes pour commencer à prendre des réservations avec GUIDAP. Ce guide est là pour t'aider à faire les derniers ajustements tout en prenant en main ce nouvel outil.

Je vérifie et je complète ma configuration

Nous vous livrons votre compte GUIDAP avec vos activités déjà configurées. Afin de vous assurer que celles-ci correspondent à votre utilisation au quotidien ainsi qu'à votre grille tarifaire, il est important que vous fassiez une vérification.

Complétez votre configuration

Votre compte GUIDAP est presque prêt à l'emploi mais il faut que vous rajoutiez certaines informations afin de finaliser la configuration:

Si vous décidez d'intégrer des modules de réservation avec description sur votre site internet, ajoutez des images, une description d'activité ainsi que les informations importantes à savoir afin que vos clients aient toutes les informations nécessaires avant de réserver.
Ajoutez les informations à envoyer sur les emails de confirmation pour chaque activité.
Remplissez les informations relatives à votre établissement.
Vous pouvez ajouter une question personnelle pour vos clients ou empêcher la réservation en ligne le jour de l'activité.
Ajoutez les CGV que vos clients doivent accepter à la réservation en ligne.

Prévisualisez vos modules de réservation

Pour suivre le parcours de réservation comme si vous étiez un client, prévisualisez vos modules de réservation.

Faites des réservations tests

GUIDAP vous permet de prendre des réservations téléphoniques. Vous pouvez donc prendre des réservations à suivant cette formation à la réservation téléphonique.

☝️ Astuce: Pour vérifier les communications que reçoivent vos clients, faites des réservations en mettant votre adresse email à la place de celle du client. Vous recevrez ainsi les emails de confirmation sur votre boîte email.

(Si vous avez l'option Point de Vente) GUIDAP permet aussi la prise de réservation sur place avec l'option Point de Vente. Si elle fait partie de votre abonnement, il est important de faire des réservations tests à partir de cette fonctionnalité. Suivez notre formation à l'accueil et l'encaissement des clients sur place.

Je commercialise mes activités en ligne

Une fois que vos activités vous semblent correctement paramétrées, il est temps de mettre vos activités en ligne.

Je choisis ma solution de paiement en ligne

Quand vos clients réservent en ligne, vous pouvez leur proposer plusieurs choix au niveau des modalités de paiement: ils peuvent payer sur place et/ou en ligne. Si vous choisissez le paiement en ligne, vous devez choisir une solution de paiement en ligne parmi celles que nous proposons.

Gérez les créneaux de départ réservables en ligne

GUIDAP utilise les périodes d'ouverture pour indiquer quels créneaux apparaissent à la réservation en ligne. Celles-ci sont normalement déjà configurées en fonction des horaires d'ouverture que vous nous avez fournies mais nous vous conseillons de vérifier que ce paramétrage correspond à vos besoins.

🧠 À noter: Il est possible de fermer une activité à la réservation en ligne de manière temporaire et sans toucher aux périodes déjà créées en configurant une fermeture exceptionnelle.

Ajoutez vos modules de réservation sur votre site internet

Pour permettre à vos clients de réserver sur votre site internet, il faut intégrer les modules de réservation sur votre site internet. Vous pouvez aussi demander à votre webmaster de faire cette action. Pour cela contactez-nous et nous vous enverrons un email avec la marche à suivre à lui transférer.

Si vous avez un site internet GUIDAP, il n'y a pas de modules à intégrer mais il faut transférer votre nom de domaine sur le site GUIDAP. Contactez-nous pour cette étape.

🧠 À noter: Lors de l'intégration des modules de réservation, il faut prendre en compte qu' une activité sur GUIDAP = 1 bouton Réserver. Par exemple: Si vous avez une activité Accrobranche et une activité QuickJump, vous aurez deux boutons "Réserver" différents et vos clients ne pourrons pas payer en même temps les places pour l'Accrobranche ET les places pour le QuickJump. Dans ce cas-ci, il vaut mieux ajouter les tarifs du QuickJump à l'intérieur de l'activité Accrobranche.

Je me forme à l'utilisation quotidienne de GUIDAP

Maintenant que vos activités sont en ligne, il est important d'apprendre à utiliser votre outil pour vous sentir à l'aise au quotidien.

Gestion de vos commandes

Quand une commande est créée sur GUIDAP, il est possible de mener différentes actions sur ces commandes. Voici quelques tutoriels qui peuvent vous servir au quotidien:

Utilisation de votre planning

Votre planning vous permet de voir les réservations sur une journée/semaine donnée mais aussi le nombre de places disponibles pour prendre des réservations sur un créneau. Voici quelques tutoriels pour apprendre à l'utiliser:

Gestion de votre comptabilité

A la fin de journée, GUIDAP vous indique votre chiffre d'affaire par modes de paiement et par utilisateurs:

Si vous travaillez avec la caisse Hiboutik, suivez ces tutoriels pour apprendre à l'utiliser correctement:

Formation à la comptabilité dans GUIDAP (⚠️ Cette formation est importante pour comprendre la connexion entre GUIDAP et Hiboutik)
Configurer les comptes comptables et Mettre à jour les comptes comptables des produits via un export
Fonctionnement des acomptes avec la caisse Hiboutik
Comment est gérée une annulation comptablement ?
Envoyer des factures à des Collectivités ou des Mairies grâce au Crédit Client

Et maintenant ?

Félicitations, si vous avez suivi les différentes étapes de ce guide, vous êtes maintenant à l'aise avec l'utilisation quotidienne de GUIDAP. Vous pouvez approfondir votre connaissance de l'outil et des options complémentaires que nous proposons en vous rendant sur notre Centre d'Aide (accessible directement depuis votre compte GUIDAP ou en cliquant ici). Notre équipe de Support est aussi disponible pour vous aider par email (support@guidap.co) ou par téléphone au +33 5 32 80 00 01.